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扫描过程是排序过程之后的第二个过程。它的主要功能是通过一个特殊的扫描仪，将已排序和已排序的纸质文件生成高质量的图像文件，并对图像进行压缩和存储，为下一步处理提供基本的图像数据。
扫描过程的功能和职责主要包括数据扫描、特殊数据的重复扫描和页码验证。下面将逐一介绍。
（1） 纸质档案的顺序扫描
工作人员将分拣的纸质文件放入扫描仪的入口处，以便扫描并生成连续的图像文件。该程序将自动压缩和存储扫描生成的图像数据。
（2） 扫描时，工作人员应注意以下几点：
① 扫描序列
扫描时，工作人员必须按排序顺序进行扫描，文件的扫描顺序不能颠倒。
② 控制按顺序扫描的图纸数量
在扫描过程中，一次放入送纸口的文件数量不应太多不超过10份，以避免由于扫描过程中的错误而重新跟踪大量文件，并避免由于扫描仪一次输入多张纸而丢失对文件的扫描。
③ 确保扫描图像的质量
扫描过程必须严格控制图像质量的道工序。扫描产生的图像质量应清晰、无倾斜，特别是不应出现漏扫、图像数据严重模糊等严重错误。
④ 检查扫描的页数
扫描一卷档案后，必须检查纸质档案的页数和扫描生成的图像页数。如果扫描后系统计算的页数与手工计算的页数不一致，应酌情进行补充扫描或重新扫描。
⑤ 文件排序
扫描后定位分拣过程。这是扫描过程中四级质量监控系统中的个检查过程。其主要功能是检查扫描过程中生成的图像数据的质量，检查纸张文件并输入其索引数据项。
在排序过程中，扫描的文件根据“文件卷”建立索引数据项，即每个卷文件都有一个索引信息。分拣过程的功能和职责主要包括检查图像质量和建立索引信息。